1. Antes del evento

• Comunicación previa con los asistentes:

  • Enviar un correo electrónico a todos los participantes, recordándoles la fecha, hora y ubicación del evento e imprimir su boleto y tenerlo a la mano para su entrada.

  • Incluir un mensaje claro y sencillo: "¡Tu boleto para el evento ya está listo! Por favor, tenlo a la mano en tu teléfono con el brillo de pantalla al máximo para un acceso rápido."

  • Explicar el proceso de ingreso: "Al llegar, solo tienes que mostrar tu boleto con el código QR para que podamos escanearlo."

• Revisión de equipo:

  • Confirmar que los escáneres o dispositivos para leer los códigos QR funcionen correctamente.

  • Asegurarse de tener suficientes cargadores y baterías de repuesto para los dispositivos.

  • Verificar que la conexión a internet sea estable en el área de acceso. Si no es posible, confirmar que el sistema pueda funcionar sin conexión para evitar retrasos.

• Capacitación del personal:

  • Capacitar al personal encargado del acceso sobre el uso de los lectores y cómo solucionar problemas comunes (por ejemplo, qué hacer si un código QR no se lee o si un asistente no encuentra su boleto).

  • Asignar roles y estaciones claras para el equipo de registro.

2. El día del evento

• Organización del área de acceso:

  • Establecer una señalización clara y visible que guíe a los asistentes hacia la zona de registro.

  • Crear un área de fila ordenada y anunciar, ya sea con letreros o a través de un miembro del staff, la instrucción de tener el boleto listo.

  • Contar con un carril de "Ayuda" para resolver problemas como boletos perdidos, nombres incorrectos, o cualquier otra incidencia.

  • Considerar un "carril rápido" si hay una gran cantidad de asistentes para aquellos que ya tienen su código QR a la mano.

• Proceso de escaneo y validación:

  • Recordar a los participantes que aumenten el brillo de su pantalla al máximo.

  • Escanea el código QR de cada boleto y confirma la validez del mismo en la aplicación o sistema.

  • En caso de que un boleto no se escanee, ofrecer alternativas como buscar al participante por nombre en la lista de registrados.

• Manejo de flujo de asistentes:

  • Mantener la calma y la organización en todo momento, especialmente en los picos de afluencia.

  • Comunicarse constantemente entre el personal de la entrada y el personal de dentro del auditorio para saber cuándo se debe acelerar o ralentizar el proceso.

  • Mantener al público informado si hay algún tipo de espera, explicando la razón para evitar frustración.

3. Durante el evento (3 días)

• Monitoreo y asistencia continua:

  • Revisar el estado de las baterías de los dispositivos al final de cada día para asegurar que estén completamente cargados para el día siguiente.

  • Hacer un resumen de los problemas que surgieron durante el día y ajustar el plan para el día siguiente si es necesario.

  • Asegurarse de que el equipo de apoyo técnico (el tuyo, como proveedor) esté disponible para solucionar cualquier problema inesperado.

• Medición y reportes:

  • Aprovechar el sistema de escaneo para generar reportes diarios de asistencia. Esto es muy valioso para conocer el número de participantes por día y la asistencia total.

  • Al final del evento, entregar un reporte final con el número exacto de asistentes, con los datos anonimizados, a la Facultad de Odontología.